Dans un #ESRP ou tout autre #ESMS, le suivi des absences, des retards et des départs anticipés ne relève pas seulement de la gestion administrative. C’est un sujet de #pilotage, d’organisation et de continuité d’accompagnement.

Quand ces informations sont dispersées, approximatives ou saisies trop tard, les conséquences sont immédiates : difficultés de coordination, perte de visibilité sur la présence réelle, suivi incomplet du parcours et analyse plus difficile de l’activité.

Avec Astagia, cette gestion s’intègre directement au fonctionnement quotidien de la plateforme, au plus près du parcours de l’usager.

Un suivi pensé pour le terrain

Astagia propose deux Astapps dédiées à la gestion des absences et des retards, ainsi qu’un rapport d’absence mensuel. L’Astapp Absence permet de consigner les absences d’un jour et plus, tandis que l’Astapp Retards permet de saisir les retards en minutes et également les départs anticipés.

Cette distinction est importante, car elle permet de suivre chaque situation avec le bon niveau de granularité. On ne traite pas de la même manière une absence prolongée, un retard ponctuel ou une sortie anticipée en cours de journée.

Une visibilité à plusieurs niveaux

L’un des points forts d’Astagia est que les Astapps peuvent être consultées dans différents contextes : dans l’Espace Administratif pour afficher toutes les absences, dans une Section pour afficher seulement les absences des personnes du groupe, ou directement dans la vue d’un usager pour ne voir que son historique.

Cette logique est très utile pour les équipes :

• la direction ou l’administratif peut avoir une vision transverse,
• les équipes de terrain, #formateurs, #éducateurs, #médecins, #infirmiers pour suivre une section donnée,
• et chaque professionnel peut consulter la situation d’un usager dans son propre dossier.

Le système permet aussi d’afficher, dans une section, l’ensemble des absences du mois en cours, avec la possibilité de choisir une autre période et un affichage plus resserré ou plus étendu.

Des retards réellement exploitables

Dans beaucoup d’outils, les retards sont simplement stockés. Dans Astagia, ils sont aussi consolidés.

Les retards sont additionnés dans le rapport d’absence et leur total est reporté et cumulé de mois en mois jusqu’à ce qu’une absence pour cumul de retard soit ajoutée. Lorsqu’une absence est saisie avec l’option “cumul de retards”, le rapport retire 7 heures des retards.

Autrement dit, Astagia ne se contente pas d’enregistrer des événements : la plateforme aide à transformer ces données en information utile pour le suivi réel.

Bien entendu, et comme partout dans Astagia, une alerte peut être envoyée aux destinataires choisis dès qu’une absence ou un retard est ajouté dans l’application pour un usager ou pour une section entière.

Le rapport d’absence pour piloter plus simplement

Astagia intègre aussi un Rapport d’absence dédié, accessible depuis Équipes > Espace Administratif > Rapport d’absence. Ce rapport affiche la liste des absences de tous les usagers ou d’une section pour un mois donné.

C’est particulièrement utile pour :

• suivre un mois en cours,
• produire un état clair pour l’administratif,
• détecter des récurrences,
• et fiabiliser la communication entre les équipes.

Départs anticipés : un sujet de parcours, pas seulement de présence

Pour les départs anticipés, lorsqu’un usager doit s’absenter avant la fin de journée, le professionnels peut saisir la durée et le motif, permettant ainsi un suivi administratif et une information utile pour les professionnels opérationnels.

Cela montre bien la logique Astagia : un départ anticipé n’est pas seulement un événement de planning, c’est une information structurante du parcours de l’usager.

Une meilleure coordination entre les équipes

Astagia est conçu comme une plateforme de partage et de diffusion sécurisée de l’information. Chaque action dans l’application peut alimenter l’onglet Activités du dossier concerné, avec un message synthétique enregistré dans le bon contexte.

Dans la pratique, cela veut dire que le suivi des absences, retards et départs anticipés ne reste pas isolé dans un coin de l’outil. Il contribue à une lecture plus globale du parcours, et donc à une meilleure coordination entre l’administratif, le pédagogique, le médico-social et les autres intervenants.

Avec Astagia, le suivi des absences, des retards et des départs anticipés devient plus clair, plus structuré et plus exploitable :

• les absences longues et courtes sont distinguées,
• les retards sont suivis en heures/minutes et cumulés,
• les sections disposent d’une vue dédiée,
• un rapport mensuel facilite le pilotage,
• et les départs anticipés sont intégrés au suivi réel du parcours.