Dans les établissements médico-sociaux, la signature de documents reste souvent un point de friction du quotidien. Impression, circulation papier, relances, archivage, remise à l’usager… chaque étape ajoute du délai, de la manipulation et du risque d’erreur.

Avec le module de signature électronique d’Astagia, cette logique change complètement. L’objectif est simple : signer et faire signer les documents directement dans l’application, tout en gardant un cadre fluide, sécurisé et intégré au fonctionnement de l’établissement.

Finir avec le papier, sans compliquer les usages

Le principe du module est de rendre la signature électronique réellement opérationnelle dans le quotidien des équipes.

Pour une signature authentifiée, la fiche de la personne qui doit signer — professionnel ou usager — doit contenir son numéro de mobile. C’est ce seul prérequis qui permet ensuite de sécuriser le parcours de signature avec un code reçu sur téléphone.

L’intérêt est immédiat : on ne sort plus du circuit métier pour faire signer un document. Pas non plus d’abonnement coûteux à des solutions dédiées de e-signature, tout est intégré dans Astagia. La signature ne devient pas un outil à part, mais une étape intégrée au dossier et au processus documentaire.

Des documents prêts à signer dès leur génération

Astagia permet de préparer les modèles en amont grâce aux catégories de documents. Ces catégories servent à préconfigurer les documents générés par publipostage, ce qui simplifie et accélère le processus de signature. Il reste aussi possible de configurer un document au cas par cas si nécessaire.

Ensuite, les documents générés héritent automatiquement de cette configuration et sont prêts à être signés, sans aucune autre manipulation.

Cette logique s’inscrit dans le fonctionnement global d’Astagia autour des modèles Word et du publipostage, déjà conçus pour industrialiser la création documentaire depuis les données présentes dans la plateforme.

Tout gérer depuis l’accueil de l’application

L’un des points forts du module est sa simplicité d’usage : pour faire signer un document, il n’est pas nécessaire d’ouvrir chaque dossier un par un : un widget sur l’accueil de l’application liste les documents à signer ou à faire signer.

Côté professionnel, le parcours est direct :

• cliquer sur « Signer »,
• parcourir toutes les pages,
• signer au doigt ou à la souris,
• recopier le code reçu sur mobile,
• et valider.

Le même principe existe pour l’usager : il suffit de lancer « Faire signer », de lui faire parcourir le document, de lui faire apposer sa signature au doigt ou à la souris, puis de lui faire saisir le code reçu sur son mobile.

Le résultat est très concret : moins d’allers-retours, moins de ressaisie, moins de papier, et un traitement documentaire beaucoup plus fluide.

Un document scellé automatiquement

Une fois toutes les signatures recueillies, le document est scellé automatiquement. Astagia ajoute une page à la fin du PDF avec l’ensemble des signatures, puis applique un certificat qui verrouille le document et certifie qu’il n’a pas été modifié.

C’est un point essentiel. La signature ne se limite pas à une image ou à une validation visuelle. Elle s’inscrit dans une logique de sécurisation et de traçabilité du document final.

Dans un environnement où la fiabilité documentaire est déterminante, cette étape apporte une vraie valeur opérationnelle.

Une mise à disposition simple pour l’usager

Une fois le document signé, il peut être rendu accessible à l’usager très simplement. Il suffit de cocher « Partager avec l’usager » dans les propriétés du document. Le document signé devient alors consultable dans son onglet « Mes documents ».

Cela renforce la logique de dématérialisation complète : génération, signature, scellement, partage et conservation se font dans le même environnement.

La signature électronique ne se limite pas aux seuls documents natifs du système. Elle peut aussi s’appliquer à des PDF externes, ce qui élargit fortement les usages possibles.

Pourquoi cette fonctionnalité est particulièrement utile dans le médico-social

Astagia est conçu comme une plateforme collaborative de gestion du DUI et de l’activité des ESMS, avec une logique de partage sécurisé de l’information, de centralisation des données et de traçabilité des actions.

Dans ce contexte, la e-signature n’est pas une simple fonctionnalité annexe. Elle prolonge une logique déjà centrale dans la plateforme :

• mieux organiser les flux documentaires,
• sécuriser les échanges,
• fluidifier le travail des équipes,
• et limiter les ruptures entre production documentaire et suivi de l’usager.

En pratique, cela peut concerner de nombreux documents : admissions, autorisations, PPA (projet personnalisé), comptes rendus, documents administratifs, formulaires internes, documents remis à l’usager ou à des partenaires.

Pour les ESMS, c’est un gain à la fois de temps, de lisibilité, de sécurité et de confort d’usage.