Dans un #ESMS, les statistiques annuelles ne servent pas seulement à “faire un bilan”. Elles servent à démontrer l’activité, objectiver les besoins, suivre les trajectoires, dialoguer avec les financeurs et donner aux responsables une base fiable pour décider.

Quand les chiffres sont incomplets, dispersés ou difficiles à consolider, tout devient plus compliqué : pilotage interne moins précis, préparation des bilans plus lourde, échanges plus fragiles avec les partenaires institutionnels, et moindre capacité à valoriser le travail réellement accompli.

C’est précisément pour cela que la production statistique ne doit pas être pensée comme une tâche administrative de fin d’année, mais comme un enjeu structurel de gestion.

Des chiffres utiles d’abord pour piloter l’établissement

Pour un directeur, un chef de service ou un responsable de pôle, les statistiques permettent de répondre à des questions très concrètes :

• combien d’usagers ont été accompagnés ;
• sur quels parcours ;
• avec quels volumes d’activité ;
• avec quels taux d’absences, de sorties, de ruptures ou de transitions ;
• sur quelles sections, périodes ou typologies de suivi ;
• et avec quelles évolutions par rapport à l’année précédente.

Autrement dit, la statistique annuelle n’est pas qu’un reporting. C’est une lecture consolidée de la réalité de l’établissement.

Dans Astagia l’interconnexion native des informations génère une plus-value, et facilite justement l’édition de statistiques pour une mesure fine de l’activité.

Un enjeu de dialogue avec les organismes financeurs et les partenaires

Les établissements doivent régulièrement produire des éléments chiffrés à destination de leurs interlocuteurs : financeurs, autorités, partenaires institutionnels, fédérations ou têtes de réseau.

Dans ce cadre, la qualité des statistiques annuelles change tout.

Des chiffres bien structurés permettent :

• de répondre plus rapidement aux demandes des Régions ou d’autres financeurs ;
• de fiabiliser les éléments transmis à des organismes comme l’ANAP, la DREES ou d’autres acteurs d’observation et de pilotage ;
• de produire des données consolidées pour les fédérations comme la FAGERH ;
• et surtout de mieux défendre la réalité de l’activité, des besoins et des résultats de l’établissement.

Un établissement qui sait sortir ses données de façon claire inspire davantage confiance qu’un établissement qui doit reconstituer ses chiffres à la main dans l’urgence.

Le vrai sujet : disposer des bonnes données, au bon endroit

Une bonne statistique annuelle ne se fabrique pas en décembre. Elle se construit toute l’année, à partir d’une saisie structurée et rigoureuse. C’est pourquoi Astagia dispose d’indicateurs visuels permettant d’identifier les champs des formulaires qui seront utilisés pour les statistiques. Cela permet aux professionnels de comprendre que certaines informations doivent être impérativement remplie pour une production fiable des statistiques.

Astagia repose sur une arborescence organisée en univers, rubriques, onglets et blocs, avec un univers dédié aux sections, aux usagers et aux outils, dont le module Statistiques.

Cette structuration est essentielle : elle permet de retrouver l’information, de la croiser, puis de l’extraire de manière exploitable.

Le module Statistiques d’Astagia permet justement de concevoir des requêtes avancées, de consulter les résultats, de les enregistrer et de les partager avec d’autres professionnels de l’établissement. le module Requête permet d’extraire n’importe quelle donnée de l’application grâce à une interface sécurisée de construction.

Des statistiques partageables, pas réservées à une seule personne

Dans beaucoup de structures, la production statistique repose encore sur une ou deux personnes “qui savent faire”. C’est une fragilité.

Astagia permet de partager les requêtes avec d’autres professionnels de l’établissement. Une requête peut être partagée avec des groupes, des utilisateurs, voire avec tout le monde, selon les droits définis. Les collègues peuvent alors utiliser la requête et consulter les résultats.

C’est un avantage important, car la culture du chiffre ne doit pas être captive. Elle doit être distribuée entre direction, administratif, responsables et équipes autorisées.

Un cadre sécurisé pour des données sensibles

Dans le médico-social, les statistiques portent sur des données sensibles. Leur production ne peut donc pas être dissociée de la sécurité.

Dans Astagia, une requête est basée sur le filtre de sécurité Astagia, ce qui empêche un utilisateur de réaliser ou d’exécuter des requêtes sur des données pour lesquelles il n’a pas les droits de consultation.

C’est un point décisif : on peut industrialiser la production de chiffres sans renoncer à la maîtrise des habilitations.

Gagner du temps au moment des bilans annuels

L’autre enjeu majeur, très concret, c’est le temps.

Quand les requêtes existent déjà, qu’elles sont enregistrées et qu’elles reposent sur des données bien tenues, le bilan annuel devient beaucoup plus fluide. Astagia permet non seulement d’exécuter les requêtes, mais aussi d’ouvrir les résultats sous Excel, et de réutiliser des résultats déjà calculés dans certains cas pour des raisons de performance.

Cela change complètement l’expérience de fin d’année :

• moins d’extractions manuelles,
• moins de retraitements sous tableur,
• moins de dépendance à une personne-clé,
• et plus de temps pour analyser les chiffres au lieu de simplement les reconstruire.

Mieux piloter, c’est aussi mieux valoriser l’activité

Les statistiques annuelles ont aussi une fonction de valorisation. Elles permettent de montrer :

• le volume réel des accompagnements
• l’intensité des suivis
• la diversité des situations prises en charge
• la dynamique des sections et des parcours
• et les résultats obtenus dans le temps

Certaines informations, comme les absences, les sections, les parcours ou les différents suivis, sont déjà structurées dans Astagia à travers des Astapps, des onglets dédiés et des espaces de gestion. Et plus les données sont saisies dans le fil de l’activité, plus elles deviennent ensuite faciles à transformer en indicateurs annuels solides.

En résumé

La production des statistiques annuelles est un enjeu stratégique parce qu’elle conditionne à la fois :

• le pilotage interne des responsables et directeurs
• la qualité du dialogue avec les financeurs et partenaires
• la capacité à répondre aux demandes institutionnelles
• et la valorisation de l’activité réelle de l’établissement

Avec Astagia, les statistiques ne sont pas un exercice isolé de fin d’année. Elles s’appuient sur une donnée structurée, sécurisée, partageable et exploitable tout au long de l’année.